OBJETO

El presente Reglamento de proveedores (en adelante el REGLAMENTO) tiende a regir las relaciones comerciales entre EL ARROZAL Y CÍA S.C.A., (en adelante EL ARROZAL Y CÍA S.C.A) y sus proveedores comerciales y/o vinculados (en adelante EL PROVEEDOR), de manera que se entiende incorporado a todos los contratos de suministro, provisión y demás (en adelante EL/LOS CONTRATO/S) que se suscriban para el suministro de bienes a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A y a sus tiendas registradas.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente Reglamento rige y se entienden incorporados inmediatamente a todas las relaciones de suministro, compra o cualquier otra comercial, nacional o internacional, entre EL PROVEEDOR y EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, sin necesidad de documento o aprobación adicional a la ya indicada en los documentos de vinculación de EL PROVEEDOR.

En los documentos de vinculación con EL PROVEEDOR se indicará que el presente REGLAMENTO estará publicado en la página web de EL ARROZAL Y CÍA S.C.A y a disposición de EL PROVEEDOR, por lo que será responsabilidad de éste el leer y revisar el presente Reglamento. La no lectura del REGLAMENTO compromete igualmente a EL PROVEEDOR.

EL PROVEEDOR que no esté de acuerdo en la totalidad o parte de las obligaciones consignadas en el presente REGLAMENTO, deberá advertirlo expresamente y dejar constancia de ello en el documento denominado “Acuerdo Comercial”.

MISIÓN

Satisfacer las necesidades de consumo de primera necesidad de nuestros clientes, entregando excelentes productos a bajos precios para lograr acceder a más familias, teniendo como base de gestión el servicio al cliente, el sentido social y el desarrollo de nuestros trabajadores para maximizar la cadena de valor y aumentar la rentabilidad.

Lo anterior significa que, para nuestros proveedores, representamos una oportunidad de crecimiento y consolidación en el mercado. Buscamos establecer relaciones basadas en la confianza y la cooperación mutua, donde la calidad y el precio justo sean factores determinantes para garantizar el acceso de nuestros clientes a productos de primera necesidad. Valoramos proveedores que compartan nuestro compromiso con el servicio al cliente, asegurando disponibilidad, entregas oportunas y un acompañamiento eficiente.

Fomentamos relaciones con proveedores que operan bajo principios éticos, apoyamos el desarrollo social y adoptamos prácticas sostenibles. La innovación y la mejora continua son pilares fundamentales en nuestra gestión, por lo que buscamos aliados que propongan soluciones que optimicen la eficiencia de la cadena de suministro y contribuyan a la reducción de costos.

Es fundamental que nuestros proveedores cumplan con todas las regulaciones legales, sanitarias y de seguridad establecidas, garantizando la integridad y calidad de los productos que comercializamos. Solo así podremos fortalecer nuestra misión de brindar excelentes productos a bajos precios, ampliando nuestro alcance y generando un impacto positivo en la comunidad.

DEFINICIONES

Los términos del presente reglamento tendrán el significado que comúnmente o comercialmente se les dé, salvo que en el presente documento se dé otra definición o forma de ser entendido.

DEBERES DEL PROVEEDOR

EL PROVEEDOR tendrá, además de las obligaciones propias de su actividad comercial y del compromiso legal de suministrar bienes de excelente calidad al mercado, las siguientes obligaciones particulares con EL ARROZAL Y CÍA S.C.A:

1. Entregar oportunamente los productos en las cantidades, condiciones, precios, embalajes y demás características que se hayan negociado con el mismo.
2. Entregar los productos en los lugares convenidos entre las partes. En caso de que así lo establezca expresamente EL ARROZAL Y CÍA S.C.A al PROVEEDOR, EL ARROZAL Y CÍA S.C.A administra la logística para el recibo y distribución de producto.
3. Responder por la calidad de los productos y las características de los mismos. Para los efectos se entenderá que EL PROVEEDOR cumple con las características de salubridad, licenciamiento, permisos y demás requisitos que sean necesarios para comercializar el producto en Colombia. EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá, si lo desea, verificar el cumplimiento de estos requisitos pero, en caso de que no lo haga, esto no compromete la responsabilidad de EL ARROZAL Y CÍA S.C.A y se entiende que seguirá siendo exclusiva responsabilidad del proveedor el cumplimiento de las calidades, licencias, permisos y demás requisitos para ofrecer el producto al mercado, por lo que cualquier omisión lo hará responsable de los perjuicios causados a EL ARROZAL Y CÍA S.A, sus clientes y el público en general. EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá, en cualquier momento, rechazar aquellos productos que no cumplan con las normas de calidad o que puedan constituir un potencial riesgo para sus clientes y no estará obligado al pago de dichas mercaderías hasta tanto no sean cambiadas por EL PROVEEDOR.
4. Garantizar que el producto cumple con las licencias y permisos sanitarios que permitan su comercialización en Colombia y éstos se encuentran actualizados y son suficientes para comercializar el producto. El proveedor deberá informar a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A oportunamente, cuando se produzca la suspensión o revocatoria de las licencias y permisos, de manera que EL ARROZAL Y CÍA S.C.A pueda tomar las determinaciones de comercialización que estime pertinente. El no cumplimiento de este requisito hará responsable a EL PROVEEDOR de las consecuencias legales, administrativas y civiles que se generen por la comercialización de un producto sin las medidas sanitarias requeridas, de manera que tendrá que responder ante EL ARROZAL Y CÍA S.C.A por cualquier suma que éste se vea obligado a pagar por concepto de sanciones, indemnizaciones, y demás. EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá, en cualquier momento, rechazar aquellos productos que no cumplan con las licencias y permisos sanitarios colombianos y no estará obligado al pago de dichas mercaderías hasta tanto no sean cambiadas por EL PROVEEDOR.
5. Garantizar que el producto cumple con las características y condiciones indispensables para satisfacer las necesidades del cliente o consumidor, así como garantizar que las características del producto que están descritas en el mismo son las que realmente tiene el producto.
6. Tomar las medidas internas que sean necesarias para garantizar permanentemente la calidad del producto durante toda la relación comercial surgida entre las partes, previniendo cualquier potencial daño que pueda producir el producto derivado de su producción, comercialización o uso, advirtiéndolo al consumidor y responsabilizándose por el mismo.
7. Cumplir adecuadamente con las normas de etiquetado de los productos en Colombia, e incluir, dentro del etiquetado del producto, información dirigida al cliente, en la que se indique expresamente: Los componentes del producto, las características del mismo, las recomendaciones de uso y las advertencias que sean necesarias. EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá, en cualquier momento, rechazar aquellos productos que no cumplan con las normas de etiquetado en Colombia y no estará obligado al pago de dichas mercaderías hasta tanto no sean cambiadas por EL PROVEEDOR.
8. A entregar el total de las cantidades de mercancía señaladas en la orden de compra respectiva. EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá aceptar o no entregas parciales de la mercancía solicitada. En caso de rechazo de mercancías por esta causa, quedará automáticamente cancelada la orden de compra por la diferencia entre lo solicitado y lo recibido.
9. Entregar la factura original, con los sellos correspondientes, que respalden la entrega de mercancía solicitada con orden de compra. Las cantidades remitidas y relacionadas en la factura, solo se entenderán como recibidas después de terminado el proceso de recibo y verificación por parte de EL ARROZAL Y CÍA S.C.A.
10. Garantizar a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A y a sus clientes el origen, calidad y buen funcionamiento de la mercancía, bien sea nacional o Importada. El proveedor garantiza ante EL ARROZAL Y CÍA S.C.A y ante Terceros que las mercancías o productos importados cumplen estrictamente todas las normas sanitarias, de calidad y de producción, exigidas por las autoridades competentes de Colombia y vigentes para la fecha de entrega de las mismas. Las mercancías entregadas por conducto de empresas transportadoras deben entregarse acompañadas por el Original de la Factura del Proveedor, en sobre cerrado.
11. En caso de que así se haya negociado, asumir el riesgo exclusivo por el transporte de las mercancías hasta su recibo a satisfacción por EL ARROZAL Y CÍA S.C.A.
12. Participar activamente en las campañas de promoción del producto que adelante EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, asumiendo los costos y gastos que se deriven de las mismas, para lo cual la simple aceptación, aquiescencia o silencio de EL PROVEEDOR en estas condiciones lo comprometen y obligan.
13. Desarrollar conjuntamente con la Organización programas para el control de la merma de mercancía.
14. Responder por el transporte y almacenaje adecuado de sus productos hasta el momento en que haga entrega de los mismos a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A en sus puntos de recibo de mercancía, así como definir estructuras logísticas y comerciales que le permitan hacer entrega oportuna y en condiciones de idoneidad del producto.
15. Facultar y capacitar adecuadamente a sus agentes comerciales, de manera que LAS PARTES entenderán que el agente comercial que realice negocios con EL ARROZAL Y CÍA S.C.A posee las facultades amplias y necesarias para comprometer a EL PROVEEDOR en todo lo que sea negociado con éste. Igualmente, los documentos firmados por el agente comercial se entenderán que comprometen ampliamente a EL PROVEEDOR.
16. Capacitar, preparar y facultar debidamente a los equipos comerciales. Se entenderá que las negociaciones surtidas con los equipos comerciales de EL PROVEEDOR lo comprometen directamente.
17. Cumplir los niveles de rentabilidad y con los precios negociados en los acuerdos comerciales.
18. En aquellos casos en que el producto negociado por EL PROVEEDOR tenga programa de post-consumo aplicable al mismo, con anterioridad, al momento de la negociación o con posterioridad a la negociación, EL PROVEEDOR deberá asumir los costos y gastos en los que incurra EL ARROZAL Y CÍA S.C.A para el cumplimiento de dicho post-consumo, en proporción a la participación de EL PROVEEDOR en el suministro total del bien objeto del post- consumo. Los valores que deberán ser pagados por EL PROVEEDOR, serán acordados entre las partes, pero en caso de que no se llegue a un acuerdo EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá hacer la liquidación de los costos que le corresponden a EL PROVEEDOR en dicho programa y descontarlo de los saldos a favor de EL PROVEEDOR.
19. Dar cumplimiento oportuno y total a las garantías establecidas para el producto. La garantía del producto, por lo menos, deberá considerar todos los elementos legalmente establecidos tales como servicio técnico gratuito, reparación gratuita, transporte de los bienes y suministro y reemplazo de repuestos. En caso de que el producto admita reparación o revisión, EL PROVEEDOR deberá contar con la infraestructura y personal necesario para facilitar el ejercicio de las garantías a los clientes de EL ARROZAL Y CÍA S.C.A. Para los efectos de la garantía del producto EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá recibir el producto en sus tiendas y remitirlos a EL PROVEEDOR, para lo cual cargará estos gastos a EL PROVEEDOR, o remitir al cliente directamente a EL PROVEEDOR o sus centros de asistencia técnica. En caso de reparación de un producto, EL PROVEEDOR se compromete a emitir un concepto técnico por escrito con destino al cliente y con copia a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A en el que se indique expresamente la causa del defecto o desperfecto, las medidas tomadas para corregirlo, las partes o piezas reemplazadas, identificadas por su número de serie o datos distintivos, y demás datos que sean necesarios para determinar adecuada y suficientemente la razón de la garantía solicitada. En caso de que el defecto se derive del inadecuado uso o manipulación del cliente, EL PROVEEDOR deberá indicarlo expresamente en su concepto técnico, anexando las pruebas en que se fundamenta para ello. En ningún caso, la revisión o reparación de un producto podrá ser superior a quince (15) días calendarios contados a partir de la entrega a EL PROVEEDOR del producto. En caso de que se requiera un término mayor al señalado, EL PROVEEDOR deberá informarlo oportunamente y por escrito al cliente y a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, indicando la razón del tiempo adicional y la fecha en que el producto será devuelto al cliente debidamente reparado. En caso de que, por cualquier causa, EL ARROZAL Y CÍA S.C.A tenga que asumir cualquier gasto o costo derivado de reparaciones o cambios de producto por garantía, podrá descontar dichas sumas de cualquier valor que deba a EL PROVEEDOR sin que para ello deba contar con la aprobación previa del PROVEDOR toda vez que frente a la norma se debe resolver inmediatamente la queja del cliente.
20. En caso de que el producto no admita reparación o ésta no sea suficiente u oportuna para corregir definitivamente el defecto o desperfecto presentado, o si el cliente lo solicita en ejercicio de su derecho legal, EL PROVEEDOR deberá reemplazar el producto por uno de similares características o hacer devolución de las sumas cobradas al cliente, dependiendo del estado de la reclamación legalmente establecida. En ningún caso el reemplazo del producto o la devolución del dinero podrá ser superior a quince (15) días corrientes contados a partir de la solicitud del cliente en tal sentido. En caso de que EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, en cualquier momento, pero en especial luego del término anterior, se vea obligado a reemplazar el producto o hacer devolución de las sumas pagadas por el cliente, el proveedor deberá hacer devolución de estas sumas a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A en el término de quince (15) días corrientes contados a partir de la solicitud de EL ARROZAL Y CÍA S.C.A en tal sentido enviada por cualquier medio. La devolución del dinero de EL PROVEEDOR a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, incluirá todos los costos y gastos en que haya debido incurrir EL ARROZAL Y CÍA S.C.A para reemplazar el producto o hacer devolución del dinero, incluyendo, pero sin limitarse a, gastos financieros, gastos de transporte del producto, etc. EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá compensar ipso facto las sumas pagadas de aquellas que le deba a EL PROVEEDOR y en caso de que no tenga sumas posibles de compensación podrá generar una cuenta por cobrar a EL PROVEEDOR y facturar por estas sumas pagadas más sus costos y gastos adicionales a EL PROVEEDOR, para lo cual EL PROVEEDOR acepta previa e irrevocablemente lo anterior y renuncia a cualquier requerimiento a su favor.
21. Prestar el servicio de asistencia técnica GRATUITA a favor de EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, con el fin de que éste pueda enviar los productos que potencialmente puedan ser objeto de devolución o garantía. El concepto emitido por el centro de servicio técnico debe estar debidamente sustentado y enviarse a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A para los efectos de la aceptación o rechazo de la devolución, dentro de los quince (15) días corrientes contados a partir del recibo de la mercancía por parte del centro de servicio. En caso de silencio del proveedor y vencido el plazo anterior, EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá hacer devolución del dinero al cliente y compensar o descontar estas sumas de aquellas que le deba a EL PROVEEDOR. y en caso de que no tenga sumas posibles de compensación podrá generar una cuenta por cobrar a EL PROVEEDOR y facturar por estas sumas pagadas más sus costos y gastos adicionales a EL PROVEEDOR, para lo cual EL PROVEEDOR acepta previa e irrevocablemente lo anterior y renuncia a cualquier requerimiento a su favor.
22. Garantizar la confidencialidad de toda la información a la que tenga acceso por causa o con ocasión de su relación comercial con EL ARROZAL Y CÍA S.C.A.
23. En caso de que EL ARROZAL Y CÍA S.C.A sea llamado a comparecer ante cualquier autoridad administrativa o judicial por hechos derivados de la calidad o características del producto, EL PROVEEDOR se compromete a comparecer a la defensa de EL ARROZAL Y CÍA S.C.A tan pronto tenga conocimiento por cualquier medio de dicha citación. EL PROVEEDOR se obliga a mantener indemne a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A de cualquier sanción, indemnización, pago, costo o gasto a que se vea obligado a reconocer o pagar producto de dichas acciones, por lo que deberá hacer devolución a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A de estas sumas dentro de los quince (15) días calendario contados a partir de la fecha del requerimiento enviado por EL ARROZAL Y CÍA S.C.A en tal sentido. EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá compensar ipso facto las sumas pagadas de aquellas que le deba a EL PROVEEDOR y en caso de que no tenga sumas posibles de compensación podrá generar una cuenta por cobrar a EL PROVEEDOR y facturar por estas sumas pagadas más sus costos y gastos adicionales a EL PROVEEDOR, para lo cual EL PROVEEDOR acepta previa e irrevocablemente lo anterior y renuncia a cualquier requerimiento a su favor.
24. Informar a EL ARROZAL Y CÍA S.A de cualquier hecho o circunstancia que afecte el producto o puedan afectarlo, comprometiéndose a definir conjuntamente las medidas que sean necesarias para que no se cause efectos negativos al público. En caso de no acuerdo o de necesidad, EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá tomar unilateralmente la determinación que sea pertinente a fin de preservar su imagen comercial.
25. Dar cumplimiento total y de buena fe, a los acuerdos comerciales alcanzados con EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, independientemente de su instrumentalización o medio por el cual se hayan logrado. Debido a que las relaciones comerciales lo exigen, el simple acuerdo verbal entre las partes, es suficiente para comprometerlas.

DERECHOS DEL PROVEEDOR

Además de los derechos que a su favor tiene EL PROVEEDOR derivados de la negociación con EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, éste tendrá los siguientes derechos:

1. A obtener las remuneraciones o pagos pactados, de manera oportuna, suficiente y adecuada.
2. A conocer oportunamente cualquier decisión tomada por EL ARROZAL Y CÍA S.C.A que afecte el producto o su comercialización.
3. A ser escuchado y a que sus observaciones sean tomadas en cuenta con el fin de implementar mejores estrategias de comercialización del producto.
4. A que sean cumplidos los acuerdos comerciales a los que se ha llegado con EL ARROZAL Y CÍA S.C.A.
5. A que sea tenido en cuenta para las campañas promocionales impulsadas por EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, participando en los costos asociados a las mismas y en proporciones justas.
6. A que se respete la confidencialidad propia de las relaciones comerciales surgidas entre LAS PARTES.

REGISTRO DE PROVEEDORES

Para el adecuado registro de proveedores de EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, éste exigirá a EL PROVEEDOR:

1. Ser persona natural o jurídica comerciante, y que esté adecuadamente inscrito en la cámara de comercio de su residencia y en cumplimiento de las obligaciones de comerciante, de conformidad con la legislación vigente. En caso de que EL PROVEEDOR sea persona o sociedad extranjera, deberá demostrar que está inscrito como comerciantes en su respectivo domicilio y remitir los documentos que lo acrediten, así como acreditar su historia comercial y de cumplimiento, en caso de ser requerido por EL ARROZAL Y CÍA S.C.A para conocer al proveedor.
2. Diligenciar el “Acuerdo comercial” con la información contenida en el mismo.
3. Registro Único Tributario – RUT o documento que haga sus veces en caso de ser sociedad Colombiana.
4. Acreditar información para determinar si es Gran Contribuyente o no, información sobre Retención en la Fuente (Autor retenedor o no), Información sobre la actividad de Industria y Comercio (ICA), para los proveedores que su facturación sea en Cali, especificar si son autorretenedores del Impuesto de ICA, régimen de Impuestos al cual pertenece (Común o Simplificado), para los proveedores de frutas y verduras, es necesario que especifiquen si su actividad es productora o únicamente comercializadora, a fin de efectuar la retención con destino a la Asociación Hortofrutícola de acuerdo a las normas legales respectivas, cualquier otra cuota, contribución o impuesto que deba ser retenidos, a favor de cualquier entidad por normas legales.
5. Licencias y permisos requeridos para la comercialización del producto, así como constancia del cumplimiento de normas técnicas Colombiana en caso de que el producto lo requiera.
6. En los casos en que el producto lo requiera, se deberá anexar un análisis microbiológico y físico – químico del producto.
7. Aportar cualquier otra documentación sobre el proveedor o el producto que sea requerida por EL ARROZAL Y CÍA S.C.A.
8. Diligenciar los formularios de “Origen de declaración de fondos” y “conocimiento de cliente” para la respectiva validación en SAGRILAFT.
9. Remitir la cedula del Representante Legal.

EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, una vez sea recibida la anterior información por parte de EL PROVEEDOR, procederá a su registro en cumplimiento del procedimiento interno establecido para los efectos. No podrá comercializarse el producto sin el lleno de condiciones solicitadas a EL PROVEEDOR por EL ARROZAL Y CÍA S.C.A para el registro, situación que EL PROVEEDOR manifiesta conocer y aceptar.

POSIBILIDADES DE PAGO

EL PROVEEDOR manifiesta conocer que EL ARROZAL Y CÍA S.C.A maneja las siguientes posibilidades de pago y que EL PROVEEDOR deberá informar al momento de su registro en el sistema:

Transferencia electrónica nacional: Hecha por el Banco Líder de EL ARROZAL Y CÍA S.C.A a la cuenta suministrada por EL PROVEEDOR (el pago por esta vía no posee costo alguno para el proveedor).

Para esta forma de pago EL PROVEEDOR deberá enviar el número de la Cuenta y tipo (de ahorros, corriente, la ciudad y la sucursal). El proveedor debe enviar certificación bancaria para registra la cuenta a nombre de su razón social.

EXIGENCIAS DE PRODUCTO

Sin perjuicio de las obligaciones establecidas legal o estatutariamente, todo producto, para su comercialización, deberá cumplir con los siguientes requisitos mínimos, los cuales deberán cumplirse durante todo el término en que dure la relación comercial entre EL ARROZAL Y CÍA S.C.A y EL PROVEEDOR:

1. Cumplir con las condiciones higiénico-sanitarias establecidas en la legislación vigente, incluyendo Registro Sanitario (cuando la mercancía lo amerite) por cada producto, caso en el cual deberá encontrarse vigente durante toda la relación de suministro.
2. Cumplir con las normas y medidas del Sistema Internacional de Unidades (cuando corresponda), y establecer dentro de las negociaciones las acciones que sean necesarias para el cumplimiento de las obligaciones sobre Precio por Unidad de Medida –PUM- que sean exigibles en la comercialización del producto.
3. Cumplir con las exigencias legales sobre contenido neto y rotulado; debiendo indicarse en éste cuando menos la siguiente información: nombre del producto, ingredientes, contenido neto y masa escurrida conforme al sistema internacional de unidades, nombre del fabricante y dirección, país de origen, identificación del lote, marcado de fecha e instrucciones para conservación, instrucciones para uso, número registro sanitario, menciones obligatorias para productos nocivos para la salud y fecha de vencimiento si hubiere lugar a ello. En todo caso, deberá observarse estrictamente lo establecido en materia de información en rotulado en las normas o reglamentos obligatorios vigentes.
4. Cumplir con las condiciones legales relativas a seguridad de la vida e integridad personal, calidad e idoneidad de los productos, incluyendo las disposiciones concretas establecidas en estas materias por las autoridades competentes. En todo caso, los proveedores deberán responder por la garantía mínima presunta establecida en la ley, así como con la garantía de repuestos y servicio postventa para los productos que dispongan las normas legales. En caso de que el proveedor ofrezca garantías adicionales a la mínima legal, deberá cumplir estrictamente con lo anunciado.
5. Cumplir con los requisitos legales sobre embalaje y empaque de los productos.
6. Garantizar que los embalajes preserven la calidad de los productos contenidos en el interior.
7. Contar con Certificado de conformidad con reglamento técnico y/o norma técnica oficial obligatoria (Si hubiere lugar, de acuerdo con las normas colombianas).
8. Aportar copia de la Declaración de Importación para mercancías importadas. Adicionalmente, aportar la relación de seriales y demás requisitos exigidos por las autoridades (particularmente, Superintendencia de Industria y Comercio y DIAN)
9. Cumplir con normas especiales sobre leyendas e información al consumidor como en el caso de tabaco y licores.
10. Contar con todas las estampillas y sellos necesarios para su comercialización como en el caso de productos sometidos a impuesto de rentas departamentales.

El producto deberá cumplir con la totalidad de requisitos exigidos para su producción y comercialización, por lo que en caso de suspensión o revocatoria de licencias o permisos, EL PROVEEDOR deberá informar de ello oportunamente a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A para que tome las medidas conducentes a proteger su nombre comercial y la integridad de los clientes.

En caso de incumplimiento de alguno de los requisitos anteriores EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá tomar la determinación de suspender temporalmente la comercialización del producto, para lo cual hará el correspondiente retiro del producto de exhibición. En caso de que EL PROVEEDOR no pruebe en el término de tres (03) días hábiles que el producto cuenta con el requisito exigido y que está vigente, EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá hacer devolución del producto a EL PROVEEDOR, cargando los costos y gastos derivados de ello, sumas que podrá compensar o facturar en cualquier momento.

PROMOCIONES Y EVENTOS PROMOCIONALES

EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá realizar las promociones o eventos promocionales que considere necesario para el impulso comercial de los productos o sus tiendas. La participación de los proveedores en las campañas promocionales es voluntaria y las condiciones y costos de participación serán acordados previamente con los proveedores.

Cuando se presente excesos de inventarios las partes acordarán las estrategias comerciales para solucionar tal situación, estrategias que pueden incluir la devolución de inventarios a EL PROVEEDOR en caso de ser necesario.

La participación convenida en eventos o campañas publicitarias, espacios en estantería o exhibición adicional y demás términos negociados, deberán ser cumplidos por las partes. EL PROVEEDOR deberá pagar los gastos y costos correlativos a las compañas promocionales de sus productos, para lo cual la simple manifestación verbal de aceptación de condiciones y precios, será suficiente para que EL ARROZAL Y CÍA S.C.A pueda cargar o compensar estos costos y gastos, sin que pueda EL PROVEEDOR oponerse a ello. La simple aquiescencia, silencio o participación en el evento por parte de EL PROVEEDOR serán suficiente prueba de su aceptación a participar en la campaña promocional.

En caso de ser necesario y con el fin de impulsar el producto de un competidor de EL PROVEEDOR, EL ARROZAL Y CÍA S.C.A estará facultado previa e irrevocablemente a retirar temporalmente los productos de EL PROVEEDOR de los estantes y demás sitios de exhibición, mientras dura la campaña publicitaria de EL COMPETIDOR. Lo anterior se considera un derecho a favor de EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, por ende, no existirá posibilidad de oposición por parte de EL PROVEEDOR o indemnización o reparación alguna derivada de tal hecho.

En caso de aperturas de tiendas o apoyo comercial para alguna de las tiendas EL ARROZAL Y CÍA S.C.A que no estén generando suficiente rentabilidad, EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá solicitar a cada uno de LOS PROVEEDORES su participación.

SERVICIO DE ASISTENCIA AL CLIENTE

Independientemente de las obligaciones de asistencia que debe cumplir por ley EL PROVEEDOR, éste se obliga para con EL ARROZAL Y CÍA S.C.A y sus clientes a:

1. Tener en todo momento una red de personal y de medios que le permitan recibir las quejas, peticiones y reclamos de los clientes de manera permanente y sin solución de continuidad.
2. Tener a disposición EL ARROZAL Y CÍA S.C.A y sus clientes una red suficiente de servicios de asistencia técnica y de reparación de producto, que les permita a los clientes hacer exigible la garantía del producto, su reparación o el simple asesoramiento en el uso del producto.
3. Tener una red personal y de medios suficientemente eficiente para atender las post-ventas en los términos exigidos legal o contractualmente.
4. Tener a disposición de EL ARROZAL Y CÍA S.A y sus clientes, un número suficiente de piezas o repuestos que permita por lo menos el reemplazo de alguna de ellos durante la vigencia de la garantía de cada producto comercializados.
5. Tener una estructura suficiente que le permita revisar el comportamiento en la comercialización de su producto, con el fin de tomar las determinaciones comerciales que sean pertinentes para lograr mayor eficiencia financiera del producto.

PERSONAL DE IMPULSO

EL PROVEEDOR será el único responsable de todo el personal de impulso que desee emplear y que tenga acceso a la tienda, por lo que deberá cancelar oportunamente todos los costos laborales y dotacionales derivados de su vinculación, exonerando expresa e irrevocablemente a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A de cualquier responsabilidad derivada de dicha vinculación. Igualmente, EL PROVEEDOR será el responsable de mantener en todo momento asegurado a su personal de cualquier riesgo y pagar oportunamente las cotizaciones de ARP requeridas por ley, de manera que estén amparados ante cualquier hecho que se presente durante la permanencia de este personal en las tiendas EL ARROZAL Y CÍA S.C.A.

EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá, en cualquier momento, pedir a EL PROVEEDOR que demuestre el cumplimiento de cualquiera de estas obligaciones y podrá negarse a recibir o retirar a cualquier personal respecto del cual EL PROVEEDOR no haya cumplido o probado el cumplimiento de obligaciones.

EL PROVEEDOR será responsable en todo momento de los actos del personal de impulso y demás personal que tenga ingreso a tienda EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, por lo que deberá responder por los mismos.

LA DEVOLUCION DE MERCANCÍAS

EL PROVEEDOR dentro de su oferta comercial debe considerar el mantener una estructura amplia y suficiente que permita a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A a hacer las devoluciones de producto que estime pertinente.

Las devoluciones de mercancía a los Proveedores por parte de las Tiendas se pueden originar por las siguientes causas.

1. Mercancía averiada, no apta para la venta. Ya sea la que resulte en el piso de ventas ó la proveniente de las devoluciones efectuadas por parte de los Clientes a la Tienda.
2. Mercancía de Alimentos próxima a vencerse.
3. Negociaciones hechas por parte de las Direcciones Comerciales ó de la Gerencia de Piso con autorización de la Gerencia General de la Tienda, relacionadas con el manejo de excesos de inventario y niveles de rotación.
4. Mercancía de temporada y mercancía en consignación.

EL PROVEEDOR se compromete a aceptar las devoluciones de producto hechas por EL ARROZAL Y CÍA S.C.A a través de sus tiendas.

Solamente en caso de exceso de inventarios se podrá solicitar autorización de devolución al proveedor por medio de un mail enviado al mismo. Si pasados diez días calendario EL PROVEEDOR no se ha manifestado sobre la aceptación o no a la devolución por exceso de inventarios, se asumirá por aceptada la devolución. En los demás casos de devolución NO habrá solicitud de autorización alguna a EL PROVEEDOR ya que se entiende que es parte del servicio de suministro, por lo que EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá hacer devoluciones de mercadería sin consentimiento alguno.

Sin perjuicio de lo anterior, EL ARROZAL Y CÍA S.C.A informará, por cualquier medio, a EL PROVEEDOR sobre la existencia de mercancía para devolver. EL PROVEEDOR será el responsable de recoger la mercancía en la tienda EL ARROZAL Y CÍA S.C.A o en plataforma según sea el caso, en el menor tiempo posible. En el comunicado a EL PROVEEDOR se le solicitarán los datos básicos (nombre y número de cédula) de la persona que va a recoger la devolución. En caso de que EL PROVEEDOR no pase a recoger la mercancía en los términos indicados por EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, se entenderá que la misma ha sido abandonada y EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá proceder a su disposición o destrucción, sin que por ello deba asumir el valor de las mismas.

EL PROVEEDOR deberá asumir a su cargo, cualquier costos y gasto derivado de la devolución de mercancías en que haya incurrido EL ARROZAL Y CÍA S.C.A o el cliente, incluyendo los costos financieros asociados a la devolución de dinero y los costos de transporte de los bienes en los que haya incurrido el cliente o EL ARROZAL Y CÍA S.C.A.

PAGOS – POLITICAS DE PAGOS

EL ARROZAL Y CÍA S.C.A tiene establecidas unas políticas de pago a proveedores que aplicarán en todo a las relaciones comerciales y de pago entre EL ARROZAL Y CÍA S.C.A y EL PROVEEDOR, políticas que, entre otras establecen:

1. Para efectos de realizar cualquier pago, EL PROVEEDOR deberá estar debidamente registrado en el sistema de EL ARROZAL Y CÍA S.C.A y haber suscrito los documentos legales correspondientes. Esta información debe estar permanentemente actualizada, por lo que será responsabilidad exclusiva de EL PROVEEDOR el informar previamente a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A de cualquier cambio surgido en la misma tales como; cambios en la representación legal, cambios en la dirección de domicilio, cambios en las cuentas de ahorro y corrientes, etc.
2. EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá descontar o compensar todas aquellas sumas que EL PROVEEDOR deba a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A derivada de cualquier fuente. Este descuento o compensación lo hará previo al pago, pagando la diferencia y no requerirá aprobación previa de EL PROVEEDOR.
3. EL ARROZAL Y CÍA S.C.A solo cancelará aquellas cuentas que se encuentren vencidas y en los plazos fijados por EL ARROZAL Y CÍA S.C.A para dicho pago.
4. Solo se pagarán las cuentas a través de los medios de pago registrados en el sistema EL ARROZAL Y CÍA S.C.A. Cualquier cambio que desee realizar EL PROVEEDOR para solicitar el pago por otro mecanismo de pago, deberá ser informado por EL PROVEEDOR a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A con una antelación mínima de treinta (30) días hábiles a la fecha en la que se aspira que se realice el pago al nuevo medio de pago. Para lo anterior, deberá aportar prueba de que el medio de pago a emplear está a nombre de EL PROVEEDOR. No se aceptará el pago a medios de pago o terceros que no sean EL PROVEEDOR.

En caso de que sea aplicable, EL PROVEEDOR expedirá las Notas Crédito correspondientes a favor de EL ARROZAL Y CÍA S.A cuando su facturación, para las mercancías solicitadas, haya sido efectuada por un mayor valor al señalado en la respectiva orden de compra. En tal caso, será aplicada la retención del pago del total de la respectiva facturación hasta tanto el proveedor entregue la Nota Crédito correspondiente a dicha diferencia de precios.

EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá compensar cualquier suma de dinero que EL PROVEEDOR le resulte a deber por cualquier concepto (Art. 1714 C.C.), para lo cual no requerirá notificación o aprobación de EL PROVEEDOR y, al contrario, se entenderá que todas las obligaciones son exigibles al momento de hacer la compensación.

En caso de devoluciones pendientes de mercancías, obligaciones o sobrecupos insolutos y no garantizados en su pago, y cualquier obligación que EL PROVEEDOR tenga para con EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, éste podrá retener cualquier pago o no cancelar las cuentas o facturas pendientes de pago hasta que no sea hecha la devolución de mercancías o garantizada o saldada la obligación a nuestro favor. La anterior retención no generará obligación de pagar intereses, compensación, indemnización o reparación alguna a EL PROVEEDOR ya que se entiende que es el ejercicio de un derecho tendiente a garantizar el cumplimiento de las obligaciones de EL PROVEEDOR.

PETICIONES, QUEJAS y RECLAMOS

EL PROVEEDOR se compromete a tener una estructura suficiente que le permita en todo momento recibir, tramitar y dar respuesta a los clientes de EL ARROZAL Y CÍA S.C.A que deseen realizar cualquier petición, queja o reclamo.

Igualmente, en caso de cualquier requerimiento de los clientes enviado directamente a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A o que se adelante cualquier investigación administrativa en contra de EL ARROZAL Y CÍA S.C.A derivada del producto, EL PROVEEDOR se compromete irrestrictamente a brindar toda la colaboración requerida para la atención de las respuestas y recursos derivados de las mismas, para lo cual en cada caso se compromete a designar un funcionario encargado de asistir a las personas de EL ARROZAL Y CÍA S.A designaras para la preparación de la respuesta, con el fin de coordinar los esfuerzos internos que sean necesarios para brindar la totalidad de la información requerida. Igualmente, EL PROVEEDOR se compromete a suministrar a EL ARROZAL Y CÍA S.A todos los conceptos técnicos, y demás documentos que sean necesarios para una adecuada y total respuesta a dichos requerimientos.

En caso de que EL ARROZAL Y CÍA S.C.A sea sancionado o deba pagar suma alguna derivada de una queja de una cliente derivada de la calidad del producto, de la atención a sus requerimientos o de la asistencia dada, EL PROVEEDOR, deberá hacer devolución de la totalidad de las sumas a las que EL ARROZAL Y CÍA S.C.A se vio obligado a pagar, en el término de quince (15) días corrientes contados a partir de la solicitud de EL ARROZAL Y CÍA S.A en tal sentido dada a conocer por cualquier medio. En caso de que EL PROVEEDOR no haga devolución de estas sumas, EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá compensarlas contra saldos a favor de EL PROVEEDOR o, en caso de que no existan saldos a su favor, facturar las sumas pagadas, para lo cual no será necesario requerimiento o consentimiento previo a EL PROVEEDOR.

Lo anterior operará en caso de que EL ARROZAL Y CÍA S.C.A sea compelido a reemplazar el producto por otro de similares características.

En caso de que EL ARROZAL Y CÍA S.C.A sea citado a cualquier diligencia judicial o extrajudicial o a conciliación, EL PROVEEDOR se compromete a asistir con EL ARROZAL Y CÍA S.C.A a la misma, a pagar los costos y gastos en que debió incurrir EL ARROZAL Y CÍA S.C.A para su defensa y a mantenerlo indemne en todo momento, para lo cual aplicarán los plazos y condiciones de pago y compensación o facturación descritas anteriormente.

En caso de que EL ARROZAL Y CÍA S.C.A llegue a un acuerdo con el cliente para efectos de mantenerlo indemne y evitar una investigación, proceso o sanción, EL PROVEEDOR se compromete a dar cumplimiento a este acuerdo y mantener indemne a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A de cualquier suma o compensación obligado a pagar en virtud de dicho acuerdo, de manera que será EL PROVEEDOR el obligado a responder frente a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A por el cumplimiento de dicho acuerdo en los términos y condiciones negociadas.

USO DE IMAGEN, MARCAS, LOGOS, LEYENDAS E INSIGNIAS COMERCIALES

EL PROVEEDOR autoriza previa a irrevocablemente a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A para usar su marca, logos, leyendas, insignias y demás elementos distintivos de su producto, para los efectos del desarrollo del presente contrato y de sus relaciones comerciales. Lo anterior sin lugar a contraprestación, indemnización o pago de suma alguna por el uso dado a las mismas.

En caso de que EL ARROZAL Y CÍA S.C.A autorice a EL PROVEEDOR el uso de alguna de sus marcas o signos distintivos con el fin de etiquetar productos bajo esta denominación productos que produce EL PROVEEDOR, se entenderá que esta autorización deberá contar por escrito y que solo será extensible al tiempo y fines propuestos para con EL ARROZAL Y CÍA S.C.A. La autorización de uso de marca estará limitada en el tiempo y EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá revocarla en cualquier momento sin rendir explicación alguna a EL PROVEEDOR, quien luego de la notificación de revocación deberá abstenerse de usar la marca para cualquier efecto. EL PROVEEDOR será el responsable, durante todo el tiempo que dure la autorización de uso de marca, de darle un uso adecuado a la misma y solo para los fines buscados por las partes, asumiendo directamente cualquier uso indebido que puedan darle sus empleados, contratistas o vinculados y respondiendo patrimonialmente por ello. La autorización de uso de la marca EL ARROZAL Y CÍA S.C.A o alguna de sus marcas, solo concede a EL PROVEEDOR el uso temporal de la misma para productos a fabricar y comercializar exclusivamente para y en EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, por ende no le asiste ni le será reconocido a EL PROVEEDOR derecho alguno tales como valorización de la marca, indemnizaciones por terminación del uso, etc. Cualquier violación a la restricción de uso de la marca EL ARROZAL Y CÍA S.C.A o vinculadas, por parte del proveedor, lo hará responsable civil y penalmente, pudiendo EL ARROZAL Y CÍA S.C.A demandar a EL PROVEEDOR buscando la reparación integral de los perjuicios sufridos.

CONFIDENCIALIDAD

Todos los documentos e información que EL PROVEEDOR conozca en desarrollo o como consecuencia del presente contrato se considera, para todos los efectos, como información reservada y confidencial, por lo que difusión o uso por parte de EL PROVEEDOR para efectos que no tengan directa relación con el suministro de bienes acordado, se considerará violatoria de la confidencialidad y comprometerá civil y penalmente a EL PROVEEDOR.

La anterior prohibición se hace extensible a los empleados, contratistas, subcontratistas y demás vinculados a EL PROVEEDOR, quienes solo podrán tener acceso a la información si es absolutamente necesario para el cumplimiento del objeto contractual y, aun en este caso, comprometerá la responsabilidad exclusiva de EL PROVEEDOR.

EMPAQUES Y ETIQUETAS PARA USO DE MARCA PROPIA

En caso de que EL PROVEEDOR etiquete marcas propias de EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, aplicarán las siguientes reglas:

1. En caso de que el empaque y/o etiquetas sea suministrado por EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, EL PROVEEDOR deberá utilizar única y exclusivamente el material que le sean suministrados.
2. En caso de que el suministro de empaques y/o etiquetas sean asumidos por EL PROVEEDOR, éste se obliga a elaborar y fabricar o – en caso que sea autorizado por EL ARROZAL Y CÍA S.C.A- podría subcontratar la fabricación o elaboración de los Empaques y/o etiquetas que le solicite EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, conforme a los Diseños que le entregue EL ARROZAL Y CÍA S.C.A o que sean aprobados por éste. EL PROVEEDOR deberá garantizar en todo momento un stock necesario de etiquetas y/o empaques para garantizar el suministro de productos para EL ARROZAL Y CÍA S.C.A o de lo contrario esto será tomado como incumplimiento grave al presente contrato.
3. En caso de que EL ARROZAL Y CÍA S.C.A decida contratar con un tercero la producción de las etiquetas, EL PROVEEDOR está obligado a usar este material. En este último caso EL PROVEEDOR deberá controlar detalladamente el stock de etiquetas e informar a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A con una antelación de tres (03) meses antes de su agotamiento, con el fin de que éste pueda contratar con el tercero el suministro del material necesario a tiempo. El incumplimiento de esta obligación se entenderá como incumplimiento grave a las obligaciones de EL PROVEEDOR. Las etiquetas serán enviadas a la dirección acordada con EL PROVEEDOR o en el lugar donde se realice la producción de los bienes suministrados.
4. EL PROVEEDOR se obliga a entregar a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A los Productos dentro de los Empaques, los cuales contendrán las correspondientes Etiquetas, de conformidad con los términos y condiciones previstos por EL ARROZAL Y CÍA S.C.A para los efectos.
5. EL PROVEEDOR se encargará de conservar, custodiar, organizar y manejar el inventario de los Empaques y las Etiquetas, y será responsable por cualquier defecto, daño, o en general, cualquier imperfección que éstos presenten. Igualmente, será responsable de la pérdida, desaparición, o uso inadecuado de las Etiquetas o los Empaques.
6. Siempre y cuando las características del producto lo permitan, EL PROVEEDOR se obliga a mantener, a partir del tercer mes de vigencia del suministro, un inventario de Productos correspondiente, al menos, a una cantidad igual a la de los Productos comprados por EL ARROZAL Y CÍA S.C.A durante los tres (3) meses inmediatamente anteriores.
7. En caso de que las etiquetas sean suministradas por EL PROVEEDOR, deberá obtener aprobación de EL ARROZAL Y CÍA S.C.A para la reimpresión de las mismas e informar de ello como mínimo con tres (03) meses calendario de antelación.
8. EL ARROZAL Y CÍA S.C.A no estará obligado a adquirir los productos que no cumplan con las especificaciones convenidas, o con las reglamentaciones legales relacionadas con etiquetado y calidad del bien, y EL PROVEEDOR será el único responsable de la observancia de todas las normas gubernamentales, nacionales o locales sobre rotulación, etiquetado, información suficiente y clara del empaque, contenido del mismo, normas de metrología y de sanidad.
9. EL PROVEEDOR se obliga a hacer control eficiente al stock de etiquetas con el fin de garantizar que en todo momento se tenga el nivel adecuado para el promedio de pedidos. EL PROVEEDOR, como máximo, podrá tener un nivel de etiquetas para tres (03) meses de producción, en consideración al nivel de pedidos promedio. En caso de que se tenga más stock EL PROVEEDOR deberá asumir el costo de estas etiquetas y deberá proceder a su destrucción inmediata a la terminación del contrato.
10. En caso de terminación de la relación comercial con EL PROVEEDOR, éste deberá abstenerse de usar de cualquier forma las etiquetas sobrantes y deberá garantizar su destrucción efectiva. EL ARROZAL Y CÍA S.C.A podrá solicitar en cualquier momento que lo considere pertinente, prueba de la forma de destrucción de estas etiquetas y EL PRODUCTOR deberá suministrarla so pena de incumplimiento grave a sus obligaciones.
11. Cuando EL PROVEEDOR use empaques genéricos, es decir aquellos que use para varios productos de diferentes empresas, EL ARROZAL Y CÍA S.C.A no pagará por ningún inventario de estos empaques existentes al terminar el contrato ya que se entiende que EL PROVEEDOR podrá usar estos empaques en productos de terceros.
12. En caso de que el producto sea suspendido, sacado del comercio o que por cualquier causa no pueda comercializarse, EL ARROZAL Y CÍA S.C.A no asumirá el valor de las etiquetas dejadas de usar.

CLÁUSULA COMPROMISORIA

Todas las diferencias o desacuerdos entre EL PROVEEDOR y EL ARROZAL Y CÍA S.C.A que se originen o sean consecuencia de las relaciones comerciales entre ellos, será resuelta por un tribunal de arbitramento que sesionará en la Cámara de Comercio de Bogotá, bajo las normas del centro de conciliación y arbitraje de dicha Cámara. El tribunal estará compuesto por Un (01) árbitro elegido por dicho centro de conciliación y arbitraje de las listas de elegibles que posea y decidirá en derecho. A dicho tribunal serán sometidos incluso todos los temas, incluyendo la ejecución de obligaciones derivadas de la relación comercial. Los costos y gastos de Tribunal de arbitramento serán cancelados por la parte vencida, sin perjuicio de que cualquier parte pueda pagar los costos y gastos, que deberán ser considerados en el laudo arbitral para que sean devueltos por la otra parte en caso de ser condenada.

Igualmente, en caso de operaciones internacionales con sujetos que no tengan residencia en el país, estos aceptan, desde el mismo momento en que aceptan la orden de compra, que cualquier conflicto surgido en desarrollo o como consecuencia de cualquier relación surgida entre EL PROVEEDOR y EL ARROZAL Y CÍA S.C.A, será resuelta por un tribunal de arbitramento internacional, bajo las normas del Centro de Conciliación y Arbitraje internacional de la Cámara de Comercio de Bogotá. El tribunal estará compuesto por Un (01) árbitro elegido por dicho centro de conciliación y arbitraje de las listas de elegibles que posea y decidirá en derecho. A dicho tribunal serán sometidos todos los temas, incluyendo la ejecución de obligaciones derivadas de la relación comercial. Los costos y gastos de Tribunal de arbitramento serán cancelados por la parte vencida, sin perjuicio de que cualquier parte pueda pagar los costos y gastos, que deberán ser considerados en el laudo arbitral para que sean devueltos por la otra parte en caso de ser condenada.

Lo anterior no podrá ser variado por LAS PARTES en ningún momento y cualquier cambio en el tribunal competente se considerará por no acordado e inexistente. Igualmente, el hecho de que EL ARROZAL Y CÍA S.C.A procese o acepte documento en los que EL PROVEEDOR cambie unilateralmente esta disposición, no implica cambio alguno en la misma y se entenderá como inexistente.

NORMA APLICABLE

EL PROVEEDOR y EL ARROZAL Y CÍA S.C.A acuerdan que la norma que regirá sus relaciones comerciales será la normatividad de la República de Colombia. Esta disposición no podrá ser variada por LAS PARTES en ningún momento y cualquier cambio en la norma aplicable se entenderá por no acordado e inexistente. Igualmente, el hecho de que EL ARROZAL Y CÍA S.C.A procese o acepte documento en los que EL PROVEEDOR cambie unilateralmente esta disposición, no implica cambio alguno en la misma y se entenderá como inexistente.

CITACIONES

LAS PARTES acuerdan que, para cualquier notificación entre ellas, éstas serán enviadas al domicilio de la parte contratante reportada en la correspondiente cámara de comercio de su domicilio social principal o en los registros de sociedades en los que sea necesario inscribirse de acuerdo con cada legislación. LAS PARTES acuerdan que toda notificación deberá hacerse al domicilio principal del notificado y no a sus sedes, establecimientos o matrices. Cualquier notificación hecha a una sede o establecimiento de cualquier parte, se entenderá por no hecha.

PÓLIZAS

EL PROVEEDOR estará obligado a entregar a EL ARROZAL Y CÍA S.C.A las pólizas de seguro que sean acordadas entre las partes, con su correspondiente recibo de pago de la totalidad de la prima de seguro. La presentación de estas pólizas se entenderá como requisito fundamental para realizar cualquier pago.

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

EL PROVEEDOR se compromete en todo momento a dar protección a los datos personales de EL ARROZAL Y CÍA S.C.A y de terceras personas al presente acuerdo, en consideración a lo prescrito en la Ley 1582 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.

VIGENCIA Y MODIFICACIONES

El presente Reglamento regirá a partir de su publicación en la página web de EL ARROZAL Y CÍA S.C.A www.supermercadoslider.net.co y estará vigente hasta que sea sustituido parcial o totalmente por una nueva versión del mismo que se encuentre disponible en la misma página.

DECLARACIÓN DE ACTIVOS

EL PROVEEDOR declara bajo la gravedad de juramento que todos sus activos son de origen lícito, que no proviene ni directa ni indirectamente del ejercicio de actividades establecidas como ilícitas de conformidad con la ley 190/95, 793/02 y 747/02, y demás normas que las modifiquen, complementen o adicionen, ni han sido utilizados por EL PROVEEDOR sus socios o accionistas, dependientes, arrendatarios etc., como medios o instrumentos necesarios para la realización de dichas conductas. Igualmente manifiestan que declaran a EL PROVEEDOR, previa e irrevocablemente, libre de cualquier responsabilidad derivada del origen de fondos o patrimonio de la entidad o de sus socios. EL PROVEEDOR se obliga a actualizar por lo menos una vez al año, la información requerida por EL PROVEEDOR para el cumplimiento de las disposiciones que se requieren para el cumplimiento de las normas relativas a conocimiento de cliente y demás normas relacionadas. Igualmente, EL PROVEEDOR se compromete a informar a EL PROVEEDOR pero especialmente a las autoridades pertinentes, cualquier hecho que pueda ser considerado como lavado de activos o financiamiento al terrorismo, provenga dicha actividad de donde provenga y así se encuentren en ella involucrados sus accionistas, trabajadores o cualquier vinculado.